Dokümanlar kuruluşta nasıl kayıt edilmelidir?

Belgelerin kaydı nedir ve kuruluşun ihtiyacı nedir? Bu soruyu sırayla cevaplayalım: ilk - "ne", ve daha sonra - "ne için".

Dolayısıyla, bu süreç, makbuzun veya bir belgenin yaratılmasının gerçeğinin bir tespitidir.

Bu sırada özel bir varDoğrudan kuruluş tarafından oluşturulan veya alınan kağıt üzerinde dizin. Ama bu sadece prosedürün yarısı. İkinci kısım - "yeni gelen" ile ilgili bilgilerin özel bir kayıt formunda tanıtılması. Endeks genellikle birkaç bölümden oluşmaktadır. İlk olarak, bir seri numarasıdır. Sanatçıların indeksleri, vakaların isimlendirilmesi, alıcıların sınıflandırıcıları vb. Ile desteklenebilir. Bileşenler farklı sekanslarda düzenlenebilir. Birincisi, örneğin, sayı gidebilir, sonra - nomenklatür indeksi ve kullanılan sınıflandırıcı en sonunda gösterilebilir. Ancak ters sıra mümkündür. Bu arada, aynı zamanda mektup kombinasyonları içeren özel numaraların atanması, kurucu belgelerin kaydıyla karakterize edilir.

İşletmede veya firmada, belgelerin küresel olarak kaydedilmesi gerektiği söylenmelidir. Yani, gelen ve giden tüm iş belgelerinin kaydedilmesi gerekir.

Daha sonra, kuruluşun belgelerinin kaydının aşağıdaki şartları karşılaması gerektiği not edilmelidir:

• Tek seferlik - alınan veya oluşturulan herhangibelgeler sadece bir kez sabitlenmiştir. İç siparişlerden bahsediyorsak, o zaman departmandan departmana kadar en başında atanmış olan numara (indeks) ile seyahat ederler. Bu kural resmi yazışmalar ve ciddi patronların emirleri için de eşit derecede geçerlidir.
• Zamanındalık - işte bu demektir kiDışarıdan alınan menkul kıymetlerin tescili alındığı gün icra edilir. İç siparişler, talimatlar veya talimatlar hakkında konuşursak, sorumlu çalışanlar tarafından imzalanması gerçeğine göre düzeltilebilirler (azami - ertesi gün).
• Ayırma - her tür iş kağıdı için kişisel bir fiksasyon (gelen, giden, siparişler, notlar, toplantı tutanakları, siparişler vb.) Vardır.
• Tekdüzelik - muhasebe her zaman aynı kurallara göre yapılır. Bu durumda, kayıt formu önemli değildir.
• Özün eksiksizliği - kayıt formuna veri girdiğinizde, içindeki maksimum bilgiyi görüntülemeniz gerekir. Özellikle herhangi bir dokümantasyon içeriği açısından.

Ayrıca, şirketteki tüm belgelerin sabitlenmesi bir yıl içinde (takvim) yapılmalıdır.

Ve şimdi soruya cevap verme zamanı:"Ne için?" Kuruluşlarda kullanılan belgelerin kaydı, çeşitli görevlerin çözülmesini sağlar. En canlı örneği ele alalım. Bir takvim yılı sonunda seri numaralarını alıp analiz ederseniz, belge akışının büyümesini takip edebilirsiniz. Bu bilgi, sekreterin maaşını (isteğe bağlı olarak - sekretaryanın personel sayısını artırmak için) maaş zammını talep etmesine neden olabilir.